Factura, factura proforma y presupuesto: en qué se parecen y principales diferencias
Si trabajas por cuenta propia, los términos que dan nombre al artículo de hoy seguro que están más o menos a la orden del día. Sin embargo, estos tres documentos que al fin y al cabo sirven para que el cliente conozca cuánto le va a costar los productos o servicios adquiridos tienen diferente utilidad y fiscalidad, por lo que conviene diferenciar y tener claro qué son e implican en nuestra contabilidad las facturas, facturas proforma y los presupuestos.
Ya hemos adelantados que todos en esencia tienen el punto en común del coste, pero hay sutiles pero importantes diferencias. De hecho y si nos ponemos meticulosos, seguro que te cuesta más captar qué varía de un presupuesto a una factura proforma, siendo la factura el concepto más sencillo de comprender de forma individual.
Así, el presupuesto sirve para facilitar la estimación detallada del precio de un producto, servicio o proyecto. Es habitual proporcionarla en los estadios iniciales y no tienen compromiso. A decir verdad, puede ser decisivo para ayudar a que el cliente se decida entre contratarnos o no.
Avanzamos en nuestra relación comercial y elaboramos una factura proforma, que es el documento anterior al cierre de la operación. Aquí encontrarás las condiciones detalladas de la transacción.
Finalmente está la factura, un documento mercantil oficial donde queda constancia de forma contable y fiscal la operación. En las facturas debe detallarse conceptos, costes, datos fiscales del cliente y del suministrador.
Ya hemos visto que el orden cronológico sería presupuesto – factura proforma y factura, si bien en algunos casos por agilizar se obvia la primera o la segunda, lo que puede llevar a confundirlas. No obstante, la factura es la oficial y por tanto, sobre la que existe normativa (recogida en el Real Decreto 1619/20212) sobre sus obligaciones.
- Desde el punto de vista de la contabilidad, el único documento a tener en cuenta es la factura. De hecho, solo la factura tiene validez fiscal, aunque conviene guardar todos los documentos anteriores a buen recaudo por si pudiéramos emplearlos como prueba.
- Es importante recordar que solo la factura recoge impuestos como el IVA y el IRPF de forma obligatoria, de forma convenientemente desglosada.
