Cómo hacer que una reunión de trabajo no sea una pérdida de tiempo

Las reuniones de trabajo son un arma de doble filo: por un lado son necesarias, sobretodo teniendo en cuenta que la mayoría de nosotros formamos un engranaje en forma de empresa, que tiene que llegar a buen puerto con agentes externos como clientes, administración y proveedores. Pero esas reuniones a veces se tornan una pesadilla: retrasos, interrupciones, divagaciones y la sensación de haber perdido el tiempo y no sacar nada en claro. ¿Cómo hacer que una reunión sea efectiva?

• Establecer el objetivo y el alcance la reunión: ¿para qué te reúnes? ¿qué quieres resolver en esa cita? ¿con qué profundidad? Marca límites. Una obviedad: si la reunión puede resolverse con una llamada o un email, hazlo.
• Pon una hora de inicio y de fin. Si tenemos claro de qué vamos a hablar, también es lógico establecer cuánto tiempo va a tomarnos, de este modo nadie se irá por las ramas.
• Prepárate la reunión: Realiza un resumen de tu aportación y del global, que podrás ir completando durante la propia reunión. Pocas cosas hay más desagradables en una reunión que ver cómo alguien ha acudido a ponerse al día.
• Escucha activamente: no solo te prepares para lo que tengas que decir, es momento para poner en común dudas e inquietudes.
• Concéntrate y deja el móvil a un lado: notificaciones, llamadas, WhatsApp… son pequeñas grandes interrupciones que despistan tu atención y hacen perder el tiempo.
• Divagar es importante, pero hasta cierto punto. Es lógico y normal que surjan temas paralelos e interesantes. Anótalos para próximos eventos, habrá tiempo para hablar de ellos.
• Las actas son necesarias. Es fundamental que haya alguien anotando lo que se dice para que las propuestas y conclusiones no caigan en saco roto.
• Al final de la reunión, debes ser capaz de elaborar un resumen con los puntos importantes.